Управление корпоративным контентом, организация деловых процессов и контроль исполнительской дисциплины – критически важные задачи. Комплексная система «1С:Документооборот» предназначена для их решения и предлагает набор инструментов для автоматизации рутинных операций и повышения прозрачности бизнес-процедур.
Ключевые возможности системы:
– централизованное хранение документов и файлов с гибко настраиваемой системой прав доступа;
– встроенная почтовая подсистема для работы с электронной корреспонденцией;
– построение сложных маршрутов согласования с автоматическим подбором участников;
– контроль рабочего времени и исполнения поручений;
– управление проектными задачами и мониторинг их выполнения;
– отслеживание статусов документов и автоматический контроль сроков.
Работа с документами на примере оформления командировки
Сотрудник Петров отправляется в командировку. Необходимо предоставить возможность утвердить служебную записку соответствующим должностным лицам: бухгалтеру утвердить сумму подотчёта, а руководителю – ознакомиться с итоговым вариантом и подписать его. Кроме того, секретарь должен приложить к служебной записке скан-копию авиабилетов, а руководитель – скан-копию оригинала служебной записки.
В основу системы заложен структурный принцип: каждому объекту системы (например, конкретная служебная записка), над которым производятся операции, присваивается определённый вид документа. Виды настраиваются в разделе нормативно-справочной информации (НСИ), где доступны как предустановленные варианты, так и возможности для создания пользовательских видов документов.
(Рис. 1. Настройка вида документа)
Вручную создан документ с видом «Служебная записка на командировку» (рис. 1).
Основной элемент системы – карточка документа (рис. 2). Она содержит все необходимые реквизиты, прикрепленные файлы, а также информацию о процессе обработки документа и предоставленных правах доступа.
(Рис. 2. Карточка документа)
Реквизиты: на этой вкладке отображаются основные реквизиты документа. Состав полей зависит от настроек типа документа и добавленных пользовательских реквизитов. В нашем примере добавлены два флажка: требуется сумма подотчёта и билет.
Файлы: здесь отображаются все файлы, прикрепленные к документу. Предусмотрена возможность пометки файла как скана оригинала.
Обработка: здесь видно маршрут документа. После создания документа, система, в соответствии с настройками, передает его по цепочке ответственным сотрудникам.
Маршруты в конфигурации можно настроить:
– автоматически подбирать людей в цепочку согласования по указанной организации;
– подставлять иерархию участников на основе ответственного лица;
– включить этапы в зависимости от значений реквизитов.
– подставлять иерархию участников на основе ответственного лица;
– включить этапы в зависимости от значений реквизитов.
(Рис. 3. Раздел «Обработка» вариант 1)
Вариант 1 (рис. 3): организация «Меркурий Трейдинг», флаги «Потребуется билет» и «Потребуется выдача подотчётных средств» неактивны.
В этом примере, в зависимости от выбора организации, а также отметки необходимости в сумме и билете, меняется состав участников цепочки – это секретарь и главный бухгалтер.
(Рис. 4. Раздел «Обработка» вариант 2)
Вариант 2 (рис. 4): организация «НПЦ Меркурий», флаги «Потребуется билет» и «Потребуется выдача подотчётных средств» включены.
Каждому сотруднику в очереди согласования в разделе «Задачи мне» поступает задание. В интерфейсе задачи можно ознакомиться с документом (рис. 5), увидеть историю его прохождения, выполнить необходимое действие (согласовать, отклонить, отправить на доработку, прикрепить документы), оставить комментарий, а также зафиксировать трудозатраты или создать сопутствующие поручения.
(Рис. 5. Отображение входящих задач)
Весь процесс можно отследить в разделе «Процессы и задачи» (рис. 6), где представлено детальное дерево работ по документу с указанием сроков и исполнителей.
(Рис. 6. Процессы и задачи)
В этом примере документ прошел маршрут от ответственного к бухгалтеру, затем через секретаря обратно к ответственному.
Логасофт СПб помогает выстроить стабильную и удобную работу в 1С. Чтобы получить консультацию или узнать об услугах – оставьте заявку
Регистрация исходящей корреспонденции
В системе есть подсистема работы с электронной почтой, которая обеспечивает прием сообщений и файлов, а также отправку созданных документов, файлов и других объектов внешним корреспондентам прямо из программы (рис. 7).
(Рис. 7. Внешний вид почтового клиента)
Работу можно вести как через обычный почтовый клиент, так и в связке с карточкой документа.
На основании любого документа можно создать письмо, например, на основании служебной записки (рис. 8).
(Рис. 8. Создание письма на основании документа «Служебная записка на командировку»)
В таком случае в письме автоматически появится заголовок, содержание, прикрепленные файлы, также будут ссылки на документ.
Контроль состояния документов
Контроль состояния документов и расширенный поиск можно вести из журнала документов (рис. 9). Здесь можно отфильтровать документы по периоду, виду, ответственному, контрагенту и так далее, либо фильтровать по параметрам через правую кнопку мыши.
(Рис. 9. Журнал документов)
По документам есть возможность формировать отчёты по умолчанию, а также настраивать собственные.
Например, отчёт «Список документов» (рис. 10) покажет список документов с их статусом подписания и ответственным лицом за конкретный период – это позволит руководителю сразу получать необходимую информацию для контроля.
(Рис. 10. Отчёт «Список документов»)
Заключение
Как показывает пример, «1С:Документооборот» эффективно автоматизирует работу с документами: система заменяет хаотичный обмен файлами на чёткие и прозрачные бизнес-процессы.
Ключевые преимущества:
– автоматизация рутины: маршруты согласования, уведомления и контроль сроков работают автоматически;
– полная прозрачность: всегда видно, где документ, кто за что отвечает и в какие сроки;
– центр всех данных: все реквизиты, файлы и история хранятся в одной карточке.
Таким образом, внедрение системы позволяет повысить исполнительскую дисциплину, ускорить процессы и снизить операционные издержки – управление документами становится простым и контролируемым.
Хотите автоматизировать работу с документами?
Команда Логасофт СПб помогает выстроить стабильную и удобную работу в 1С без лишних ручных операций и ошибок.
Мы предлагаем:
– настройку и оптимизацию 1С под ваши процессы
– поддержку пользователей в работе с системой
– консультации и обучение по работе с программой
– поддержку пользователей в работе с системой
– консультации и обучение по работе с программой
Чтобы получить консультацию или узнать больше об услугах – оставьте заявку.