Как перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК) в 1С:Бухгалтерия

Переход на электронные трудовые книжки – эффективный способ упростить кадровый учёт и сделать работу с персональными данными быстрее и прозрачнее.

Специалисты Логасофт СПб подготовили пошаговую инструкцию со скриншотами, чтобы вы могли быстро и без ошибок внедрить электронные трудовые книжки в 1С.

Электронная трудовая книжка — это сведения о стаже и трудовой деятельности работника, формируемые на основе данных из подраздела 1.1 формы ЕФС-1, направляемых работодателем в Социальный фонд России.

ЭТК ведутся:

• по всем сотрудникам, впервые принятым на работу с 01.01.2021;
• по работникам, подавшим заявление на переход на ЭТК.

По остальным сотрудникам продолжают вестись бумажные трудовые книжки (ст. 66.1 ТК РФ, ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Переход на электронную форму доброволен, но обратный переход на бумажный вариант не предусмотрен.

В 1С:Бухгалтерия все нужные инструменты уже есть

✅ оформление заявления,
✅ формирование ЕФС-1 и СТД-Р,
✅ отзыв ошибок.

Ниже рассказываем, как ими пользоваться.

Для оформления перехода на электронную трудовую книжку в «1С:Бухгалтерия предприятия» в разделе «Зарплата и кадры – Электронные трудовые книжки» следует создать «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности»:

Кнопками «Заполнить», «Подбор» или «Добавить» заполнить табличную часть документа сотрудниками, указать вид заявления «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме»:

Из этого документа можно сформировать печатную форму заявления, для передачи сотруднику на подпись. После нажатия на кнопку «Заявление» программа формирует уведомление (оно нужно было в 2020 году) и два вида заявлений. Для документального оформления перехода на ЭТК нужно распечатать заявление с текстом «в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ»:

В течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления внести запись о переходе на ЭТК в бумажную трудовую книжку («Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст.66.1 ТК РФ») и выдать ее работнику:

Форма ЕФС-1 подраздел 1.1 должна быть подана не позднее 25 числа месяца, следующего за датой заявления.

Формирование формы:

• Раздел «Зарплата и кадры – Электронные трудовые книжки».
• Кнопка «Заполнить – всем мероприятиями» добавляет сотрудников и сведения о заявлении.

Печатная форма отчёта будет содержать сведения о подаче заявления:

Работодатель обязан предоставить сотруднику сведения о его трудовой деятельности по форме СТД-Р, если он выбрал электронный формат.

Сроки предоставления СТД-Р:

• в период работы — не позднее 3 рабочих дней после подачи заявления;
• при увольнении — в день расторжения трудового договора.

Создать форму СТД-Р можно в разделе «Зарплата и кадры – Электронные трудовые книжки». Документ заполняется отдельно для каждого сотрудника.

Читайте также: Как отсортировать сотрудников по алфавиту в 1С:ЗУП

В случае ошибочного оформления заявления используется документ «Отзыв заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности» в разделе «Зарплата и кадры - журнал Электронные трудовые книжки»:

При добавлении сотрудника в табличную часть документа автоматически подтягиваются ранее переданные сведения:

При формировании ЕФС-1 подраздел 1.1 в разделе «Зарплата и кадры –Электронные трудовые книжки» после нажатия кнопки «Заполнить – всем мероприятиями» в табличную часть документа будет добавлен сотрудник и сведения о поданном ранее заявлении:

При формировании новой формы ЕФС-1 будет указан признак отмены заявления:

Переход на электронные трудовые книжки — несложная процедура, если знать последовательность действий и правильно использовать инструменты 1С.